Tus primeros pasos con TributIA

Creá tu cuenta y sumá el segundo factor

Podés entrar con Google o con correo y contraseña. Si entrás con Google, tu contraseña y tu avatar los administra Google, y el perfil te lo aclara en esas secciones. Después sumá una app de autenticación como segundo factor: la aplicación te muestra un código QR y una clave para escribir a mano, y te pide un código de seis dígitos para confirmar el dispositivo.

• Con un dispositivo ya verificado, cualquier cambio posterior en esa sección te vuelve a pedir un código. Es para que una sesión abierta y desatendida no pueda tocar tu verificación en dos pasos.
• Para cambiar de teléfono usá «Reemplazar»: da de alta el nuevo dispositivo y recién da de baja el anterior cuando el nuevo confirma un código. Nunca te quedás sin ningún dispositivo activo en el medio del cambio.
• Si perdiste el dispositivo, la recuperación no es autoservicio: hay que pedirla al soporte.

El asistente de configuración, paso por paso

La primera vez que entra un administrador, la aplicación no muestra el tablero: muestra el asistente de configuración del estudio. Son cinco pasos, tres obligatorios y dos que podés dejar para después. Podés volver atrás en cualquier momento, pero no saltear hacia adelante.

• Identidad: la razón social, el CUIT del estudio —se verifica el dígito verificador— y el nombre para mostrar, que es el que ven tus clientes en los correos y en los reportes. Si lo dejás vacío se usa la razón social.
• Equipo: opcional. Invitás por correo a las personas que van a trabajar en el estudio y podés asignarles roles ahí mismo.
• Comunicaciones: obligatorio y no se saltea. La dirección de respuesta y al menos un contacto para los avisos de credenciales.
• Alertas: arrancás con la configuración recomendada y el paso te pide revisarla, porque define qué observaciones aparecen en el tablero y con qué gravedad. Se cambia después cuando quieras.
• Primer cliente: opcional. Si lo dejás para más tarde, el tablero te guarda una tarjeta con lo que quedó pendiente.

Dejá resuelto a dónde van los avisos

El paso de Comunicaciones define dos cosas distintas. La dirección de respuesta es adónde llega la contestación cuando un cliente responde un correo del estudio; vacía, los correos salen sin dirección de respuesta. Los contactos de avisos de credenciales son quiénes se enteran cuando la clave de un cliente deja de funcionar.

• El aviso de una clave caída va primero a los contadores asignados a ese cliente. Los contactos de respaldo lo reciben sólo si el cliente no tiene ninguno asignado, para que ningún cliente quede sin nadie a cargo.
• Los contactos de respaldo se eligen entre los miembros del estudio: no se pueden agregar direcciones sueltas.
• En la configuración del estudio podés subir además el logo, en PNG o JPG, hasta 2 MB y de 64×64 px como mínimo. Va en los correos y en la cabecera de los reportes en PDF. Sin logo se muestra el nombre del estudio.

Invitá a tu equipo y repartí los roles

A los contadores del estudio los das de alta por su correo y cada uno recibe un correo para definir su contraseña. Podés asignarles los roles en ese momento o dejarlos sin ninguno y decidir después: una persona sin roles entra al estudio y no ve ningún cliente ni ninguna herramienta hasta que le asignes uno. Los roles se cambian cuando quieras, pero para guardar hace falta al menos uno.

• Administrador cambia la configuración y los datos del estudio, y es el único que puede eliminar clientes.
• Contable ve solamente los clientes que tiene asignados. Todos los Clientes ve la cartera completa del estudio sin poderes de administración.
• Admin Monotributo habilita las tareas de monotributo y la Vista Monotributo del tablero. Admin Subdiarios habilita los subdiarios. Anticipos Pers. Físicas acota a las personas físicas con anticipos. Sueldos, por ahora, ve sólo los clientes asignados, igual que Contable. Admin VEP habilita la generación de VEP y, además, deja ver la cartera completa del estudio: tenelo en cuenta antes de asignarlo.
• Quitar a alguien del estudio le saca el acceso y le quita todos los clientes asignados, pero no borra su cuenta: se lo puede volver a invitar. El sistema no te deja quitar al último administrador.
• Mientras la persona no acepta la invitación ya figura en la lista con su correo, todavía sin clientes ni roles.

Cargá el primer cliente

El alta de un cliente usa la misma pantalla que su perfil, con tres solapas: Información General, Información Tributaria e Información Laboral. Para crearlo hacen falta el CUIT —once dígitos—, el nombre, al menos un email y una vía de acceso a ARCA; el resto lo completás después y el cliente ya queda en la cartera. Conviene igual completar la parte tributaria temprano, porque es la que decide qué vencimientos se le calculan y en qué reportes aparece.

• Condición frente al IVA, Ganancias y Bienes Personales, y el mes de cierre del ejercicio: de ahí salen los vencimientos y el filtro por mes de cierre.
• Ingresos Brutos local o Convenio Multilateral, con su jurisdicción o jurisdicciones.
• Tipo de agente de retención o de percepción de ARBA: ARBA publica un calendario distinto para cada tipo, y sin ese dato se le calculan las fechas generales.
• Monotributo: la fecha de inscripción y la clase, que alimentan el cálculo de categoría y facturación.
• Emails, con una categoría por dirección. «Comunicaciones» son los memos y los avisos de recategorización; «Reporte mensual» es el reporte con los montos; «Calendario» son los vencimientos. Con una sola dirección, ésa recibe todo.
• Contadores asignados: quiénes ven al cliente y quiénes lo cuentan como propio en el filtro «Mis Clientes». Un cliente puede tener varios.

Cargá los accesos de cada organismo

El relevamiento consulta un organismo sólo si tiene con qué. Con la clave de ARCA, AGIP o ARBA cargada en el perfil, el sistema consulta ese portal por el cliente; sin ella, las páginas que dependen de ese organismo quedan vacías para él. Las claves se cargan siempre dentro de la aplicación, cliente por cliente, y para ARCA el formulario no te deja guardar sin al menos una vía de acceso.

• Cuando otro cliente del estudio opera en nombre de éste, lo indicás en «Información del Representante»: la consulta pasa a usar la clave del representante y no hace falta cargarle una propia. Si el representante no está en tu cartera, se carga como representante externo.
• La clave MiBA es una segunda clave de AGIP y, mientras esté cargada, se usa en lugar de la Clave Ciudad.
• El perfil avisa sobre una clave con problemas. «Clave fiscal inválida» es que el portal rechazó la combinación de CUIT y clave: hay que corregirla. «Actualización de clave requerida» o «Renovación de clave requerida» es que la clave sigue siendo la correcta, pero el organismo pide cambiarla desde su propio sitio.
• En «Otras Claves» podés guardar accesos de portales que el sistema no consulta solo, para que el estudio no los busque en otro lado.

Qué produce el primer relevamiento y cuándo

La información de los clientes se actualiza sola, de madrugada y sólo los días de semana, así que si cargás un cliente hoy lo normal es tener su resultado a primera hora del día hábil siguiente. El sábado y el domingo repiten el estado del viernes. Si no querés esperar, en la cabecera del cliente hay un botón de «Actualizar datos» que dispara la consulta en el momento; mientras corre, el ícono gira y la cabecera lo dice.

• Hasta que corra la primera vez, el cliente aparece como «Sin procesar», con el aviso «Este cliente aún no fue procesado por el sistema. No hay datos disponibles». Eso no es lo mismo que «Todo en orden».
• Cuando termina, la ficha del cliente trae sus deudas de ARCA, ARBA y AGIP separadas en corriente e históricas, sus declaraciones juradas pendientes, su categoría SIPER, sus planes de facilidades, sus vencimientos, y las observaciones que le correspondan.
• La cabecera del cliente muestra cuándo se actualizó, con el detalle de cada subsistema, y avisa con un triángulo si alguno falló en la última corrida.
• Si al día siguiente sigue vacío, revisá si el campo de la clave muestra el aviso de clave inválida.

Si arrancás con la cartera entera

Para más de un puñado de clientes conviene la importación desde una planilla. Bajás la plantilla —que trae una lista desplegable en cada campo de opciones fijas, dos filas de ejemplo para borrar y una hoja «Valores válidos»— o exportás los clientes que ya tenés en el mismo formato que entra, editás en Excel y volvés a subir el archivo. No se guarda nada hasta que lo confirmás dos veces.

• Una celda vacía nunca borra lo que hay cargado: en un cliente que ya existe, ese campo no se toca.
• Las claves nunca se exportan. En el archivo salen como ******** y, si dejás ese valor, la clave guardada queda intacta.
• «Actualizar los clientes que ya existen» viene apagado: así un CUIT que ya es cliente se omite en vez de sobrescribirse.
• Si un cliente del archivo es representado por otro, el orden se resuelve solo: el representante se crea primero aunque esté más abajo en la planilla.

Qué hacer ahora

Terminá el asistente, cargá un cliente que conozcas bien con su clave de ARCA y apretale «Actualizar datos». Cuando termine, comprobá dos cosas: que ya no diga «Sin procesar», y qué fecha muestra cada organismo en su ficha. Compará lo que salió con lo que ya sabías de ese cliente. Con eso ya podés medir si vale la pena subir el resto de la cartera.