El reporte mensual que recibe tu cliente

Se genera solo, uno por cliente y por mes

Los reportes se generan automáticamente a comienzo de cada mes, uno por cliente, con el período del mes anterior ya cerrado. Vos no los armás: los revisás. La pantalla de reportes es una tabla por período, y cada fila abre el detalle de ese cliente con el PDF, la configuración de secciones, las aprobaciones y el envío.

• Si un período está vacío, todavía no se generaron los de ese mes: probá con el anterior.
• Cada reporte lleva un estado: Borrador, Pendiente de revisión, Aprobado, Enviado o Cancelado. La tabla se filtra por ese estado, por nombre o CUIT, y por «Mis Clientes».
• «Actualizar» vuelve a recopilar los datos del cliente y regenera el PDF. Si el reporte ya tenía aprobaciones, se reinician.

Qué trae el PDF

El reporte es un PDF con la identidad de tu estudio: el nombre y el logo que cargaste en la configuración van en la cabecera, no los de la herramienta. Abre con un resumen ejecutivo de cuatro indicadores —deuda total, ventas y compras, certificado PyME y riesgo SIPER— y sigue con el detalle. Un cliente monotributista y un responsable inscripto no reciben las mismas secciones.

• Deuda detallada por organismo, con ARCA, ARBA y AGIP separados y el capital distinguido de los intereses.
• Para un monotributista, su categoría vigente y su facturación, con las dos ventanas —recategorización a doce meses y exclusión a 365 días— y el margen que le queda.
• Para un responsable inscripto, la relación entre débito y crédito fiscal de IVA del mes.
• La evolución de ventas y compras del período mostrado.
• Los vencimientos del mes y los próximos, con sistema, concepto, fecha y monto.
• Los planes de Mis Facilidades, con cuotas, cuotas impagas, saldo estimado y el estado de cada plan.
• Las declaraciones juradas sin presentar de los últimos tres años.
• Fiscalizaciones y verificaciones de ARCA, las de ARBA por FIRE y FIDO, y las de AGIP.
• Contribuyentes apócrifos y la central de deudores del BCRA, con los cheques rechazados si hay.
• Cierra con la fecha de los datos y la indicación de comunicarse con el profesional a cargo de la cuenta ante cualquier aclaración.

Qué secciones podés sacar, y qué significa sacarlas

Las secciones se prenden y apagan por cliente. «Incluir deudas» e «Incluir vencimientos» son interruptores simples. «Incluir fiscalizaciones y verificaciones» maneja seis fuentes: fiscalizaciones y verificaciones de ARCA, control electrónico SIACE, FIRE y FIDO de ARBA, y la fiscalización electrónica de AGIP. Con al menos una prendida podés elegir cuáles puntualmente.

• Una fuente apagada no se consulta, y el PDF no la muestra como si estuviera todo en orden: la sección se omite y los títulos se acotan para nombrar sólo lo que efectivamente se revisó. «Excluida del reporte» y «sin novedades» no se confunden.
• Un organismo sin ninguna fuente marcada no genera sección en el PDF.
• Cada cambio de sección regenera el reporte y reinicia las aprobaciones. Editar las notas del reporte también las reinicia, así que conviene dejar la configuración y las notas fijas antes de empezar a aprobar.

Nadie manda un reporte sin aprobarlo

El envío está atado a las aprobaciones de los contadores asignados al cliente. Cada uno registra la suya con «Aprobar este reporte» y puede deshacerla con «Quitar aprobación» mientras el reporte siga pendiente. «Enviar al cliente» se habilita recién cuando todos aprobaron; hasta entonces, en su lugar aparece «Faltan aprobaciones de: …» con los nombres.

• Un administrador puede forzar el envío aunque falten aprobaciones, pero tiene que tildar la excepción y escribir un motivo, que queda registrado en la auditoría.
• Si un cliente no tiene contadores asignados, no hay quién apruebe su reporte por la vía normal: asignale uno en su perfil.

El envío a la cartera entera

El reporte se manda por correo a las direcciones del cliente marcadas con la categoría «Reporte mensual», con el PDF adjunto. Para varios clientes a la vez, tildás las filas y «Enviar seleccionados» abre un envío masivo con un mismo asunto y cuerpo para todos, y el nombre de cada cliente reemplazado automáticamente. Cada envío queda además registrado como memo en la ficha del cliente, así que el estudio tiene el rastro de qué se le mandó y cuándo.

• Un reporte que no se puede mandar aparece con el casillero inactivo y el motivo se ve al pasar el mouse: ya se envió, no tiene PDF generado, el cliente no tiene correos configurados, o sus direcciones se dieron de baja del reporte mensual.
• El envío sigue corriendo en el servidor aunque cierres la pestaña. «Ver progreso» o «Revisar resultado» lo reabren.
• Si un cliente queda como «No se pudo confirmar si el email salió», el envío fue ambiguo: puede haber llegado o no, y por eso no se reintenta solo. Revisalo antes de mandarlo de nuevo.
• Si algunos clientes quedaron sin enviar y sin error, el servidor no llegó a intentarlos: «Reintentar los que fallaron» retoma sobre los pendientes.
• A los pocos días, los administradores del estudio reciben por correo el resumen de los reportes del período que todavía no llegaron al cliente y qué está trabando cada uno.

Cuando un cliente se da de baja

El correo del reporte viaja con la baja de suscripción estándar, así que el cliente la encuentra en su propio programa de correo y no dentro del mensaje. Si la usa, esa dirección deja de recibir el reporte mensual y en el tablero aparece la observación «Baja de Email». Los memos que le escribas siguen llegando, pero el reporte con los montos no, así que ese cliente pasa a necesitar otro canal.

• Una dirección con la etiqueta «Baja» no recibe nada hasta que la reactives desde el perfil del cliente.
• Si era la única dirección con la categoría «Reporte mensual», el cliente se queda sin ese envío.

Qué hacer ahora

Abrí el reporte del mes de un cliente que conozcas bien y leé el PDF completo antes de aprobar nada. Ajustá las secciones si sobra o falta algo, aprobalo y mandáselo a una dirección tuya primero. Recién con ese reporte revisado de punta a punta conviene abrir el envío masivo al resto de la cartera.