Cómo leer las observaciones del tablero

Cuatro columnas y un cliente en una sola

El tablero agrupa tu cartera en cuatro columnas según el nivel de alerta que cada cliente tiene activo: Crítico, Advertencia, En gestión y Sin observaciones. Cada tarjeta es un cliente y lista sus observaciones. Un clic en el nombre abre el detalle sin salir del tablero; «Ver» abre el perfil completo en otra pestaña.

• «En gestión» son clientes cuyas alertas ya fueron marcadas como atendidas. «Sin observaciones» son clientes sin ninguna alerta activa. No es lo mismo.
• Cada encabezado de columna muestra cuántos clientes tiene sobre el total filtrado, así ubicás de un vistazo dónde está la mayor parte de la cartera.
• Un cliente entra en una sola columna: la de su alerta más grave. Con «Agrupar por alerta» la columna se ordena por tipo de alerta en vez de listar clientes sueltos, y ahí un cliente aparece bajo cada alerta que tenga en ese nivel, así que la suma de los grupos da más que el total de la columna.

Las tres severidades del detalle

Cuando abrís un cliente, sus observaciones vienen separadas en Críticos, Advertencias y Gestionados. Cada una trae su propia explicación y la fecha del relevamiento que la originó. «Gestionados» son las que alguien del estudio ya marcó como atendidas y cuya situación sigue coincidiendo con lo que se marcó.

Qué dice cada observación

El catálogo tiene más de treinta observaciones y la lista completa, con su severidad y sus números, está en Configuración → Alertas. Estas son las que más seguido definen a quién atender primero:

• Deuda: deuda registrada en ARCA, AGIP o ARBA por encima del monto mínimo configurado.
• Falta DJ: hay declaraciones juradas pendientes de presentación según ARCA.
• Planes Caducos: el cliente tiene planes de facilidades de pago caducos.
• SIPER: categoría D o E, es decir riesgo alto para ARCA y más probabilidad de ser fiscalizado. «SIPER Sin Delegar» es distinto: el cliente está inscripto en impuestos pero no hay categoría, y el servicio puede no estar delegado a la credencial.
• Impuestos ARCA: los impuestos que ARCA tiene registrados no coinciden con los cargados en el perfil del cliente.
• Balance por Presentar y Balance Vencido: el balance del último ejercicio sigue sin presentarse, con el vencimiento cerca o ya pasado.
• Cert. PyME por Vencer y Cert. PyME Vencido: el certificado vence dentro de los días de aviso configurados, o ya venció.
• Ratio IVA y Ventas/Compras: la relación entre débito y crédito, o entre ventas y compras, de los últimos doce meses cerrados quedó por debajo de los límites configurados.
• Sin Actividad (12m), Solo Compras (12m) y Mes sin Ventas: en los últimos doce meses cerrados no hubo comprobantes, hubo compras pero ninguna venta, o el último mes cerrado no registra ventas pese a que el cliente venía facturando.
• Actividad Excepcional: las ventas o las compras del último mes cerrado se apartan del promedio de los seis meses anteriores por encima de los umbrales configurados.
• Contribuyente Apócrifo y Facturas Apócrifas: el CUIT del cliente figura en el padrón e-Apoc de ARCA, o el cliente recibió comprobantes de contribuyentes incluidos en ese padrón.
• Fiscalización en Curso, Verificación, Control Electrónico (SIACE), Fiscalización Remota (FIRE), Determinación de Oficio (FIDO) y Fiscalización Electrónica (AGIP): órdenes, verificaciones e inconsistencias abiertas en ARCA, ARBA y AGIP.
• BCRA Situación y Cheques Rechazados BCRA: la situación crediticia alcanza o supera el nivel configurado, o el BCRA registra cheques rechazados.
• Clave Inválida, Clave a Cambiar y Requiere Acción: problemas de acceso. Los dos primeros son la clave rechazada o vencida en un portal. «Requiere Acción» es que falta algo para poder consultar: una clave de un portal al que el cliente está obligado, una delegación, el alta de un servicio, o el portal abre con otra identidad.
• Baja de Email: el cliente pidió dejar de recibir el reporte mensual desde la baja de suscripción de su programa de correo. Esa dirección ya no lo recibe, así que comunicate por otro medio; los memos que le escribas siguen llegando.

Una fuente vieja o caída no es un cliente sin observaciones

Cada tarjeta y cada detalle llevan la misma tira de tres organismos, ARCA · AGIP · ARBA, en tres lugares fijos, para que al recorrer una columna se vea cuál dejó de responder. Cada uno muestra la antigüedad del último dato y distingue cinco estados: al día, de uno a siete días, más de siete días, sin dato —donde la tira dice «s/d»— y con error.

• Cada organismo lleva dos fechas independientes: la de deudas y la del domicilio fiscal electrónico. El detalle las muestra por separado, y también por separado el error de cada una si la consulta falló.
• Una consulta fallida, no disponible o todavía no procesada se lee como tal. La ausencia de datos no confirma que no existan obligaciones.
• Un cliente que nunca corrió aparece como «Sin procesar». En el tablero de deudas, ese mismo caso se ve como un ícono de reloj gris.
• El relevamiento corre de noche y sólo los días de semana, así que el sábado y el domingo repiten el estado del viernes. Antes de interpretar una observación, mirá su fecha.

Marcar una observación como gestionada

Cuando el estudio ya se ocupó de una alerta, puede marcarla como En gestión, Resuelto o Ignorado, con una nota. La marca queda con el nombre de quien la hizo y la fecha, y la observación pasa a la columna «En gestión» del tablero y a la sección «Gestionados» del detalle.

• «Vence el…» aparece sólo en las marcas «En gestión»: es la fecha hasta la que esa gestión sigue vigente. Cuando el plazo pasa, la alerta vuelve a aparecer y el detalle lo dice: «El plazo venció: la alerta volvió a aparecer».
• Si la situación empeora después de gestionarla, la tarjeta la muestra como «Previamente gestionado, se volvió a agravar».
• Todas las marcas del estudio, en todos los clientes, se consultan juntas en el historial de resoluciones, con filtros por estado, por usuario y por contador, y con las versiones reemplazadas marcadas como «Histórica».

Configurá cuándo salta cada alerta

Los números no son fijos. En Configuración, la pestaña Alertas tiene una fila por observación: «Activa» la prende o apaga, «Severidad» decide si suma como Crítico o como Advertencia, y «Umbrales» son los números que la disparan. Lo cambia un administrador y vale para todo el estudio. Algunas observaciones tienen además una «Severidad agravada», el nivel que toman en su caso más grave; el resto muestra «—».

• Deuda arranca como Advertencia con un mínimo de 5.000 pesos y una tolerancia de 1,05 sobre lo ya gestionado.
• Cert. PyME por Vencer avisa 10 días antes. Balance por Presentar avisa a 30 días y pasa a Crítico a 10.
• Ratio IVA y Ventas/Compras marcan rojo por debajo de 0,8 y amarillo hasta 1,2, con una tolerancia de caída de 0,2.
• Actividad Excepcional pide las dos cosas a la vez: apartarse del promedio por un factor de 3 y una diferencia mínima de 5.000.000 de pesos.
• BCRA Situación salta desde el nivel 2.
• «Aviso de crítico sostenido» define cuántos días seguidos en Crítico tiene que llevar un cliente antes de que el tablero lo señale: arranca en 3 y cuenta días corridos, fines de semana incluidos. Un cliente que se pone en Crítico un viernes llega a los 3 días el domingo, y el aviso te aparece el lunes a la mañana.
• Desactivar una observación no borra lo ya gestionado: vuelve a aparecer si revertís el cambio. Bajar un límite, en cambio, puede hacer aparecer observaciones nuevas que todavía nadie revisó.
• Según el plan del estudio, puede que puedas cambiar la severidad y desactivar observaciones, pero no mover los números.

Probar un umbral sin tocar la configuración

El tablero tiene un control de «Umbral de deuda» que cambia, sólo para tu sesión, a partir de qué monto un cliente entra en la alerta «Deuda». No toca la configuración del estudio y «Volver al valor configurado» la restaura. Es la forma de contestar en el momento la pregunta más común: por qué un cliente que sabés que tiene deuda aparece en verde.

• «Filtros Alertas» filtra por nivel y por tipo de alerta. Un clic incluye el tipo, dos lo excluye y tres saca el filtro.
• «Filtros Clientes» filtra por condición impositiva, mes de cierre, agente de retención o percepción, jurisdicciones e impuestos de ARCA activos. El número sobre el botón cuenta los filtros puestos.
• «Mis Clientes» deja sólo los clientes en los que sos el contador asignado. Si un cliente desapareció del tablero, ese filtro es el primer lugar donde mirar.

Qué hacer ahora

Abrí el tablero, entrá a la columna Crítico y elegí un cliente cuya observación conozcas de memoria. Comprobá que la explicación y la fecha coinciden con lo que sabés, y anotá los dos o tres umbrales que en tu estudio deberían ser distintos. Esa lista corta es la primera conversación que conviene tener con el administrador del estudio.